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La formation du mois: le secrétariat externe ou télésecrétariat

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Le télésecrétariat ou secrétariat à domicile est un métier en plein essor. Avant, on était d’avis que le secrétariat ne pouvait pas se faire à distance, et que la secrétaire devait être présente toute la journée, tous les jours de la semaine pour que le travail soit fait. Aujourd’hui, faire appel à une secrétaire externe, même de manière occasionnelle (congés, surcroit de travail), est une pratique intégrée dans le monde des affaires. En effet, certaines entreprises n’ont parfois besoin que de quelques heures par mois pour traiter leurs tâches administratives. De plus, la majeure partie du travail peut généralement se faire à distance, tout n’est souvent qu’une question d’organisation.

Mais qu’est-ce que le télésecrétariat? Que renferme exactement ce terme? 
Qu’est-ce que le télésecrétariat? Vous avez lu des articles, vous en avez vaguement entendu parler à droite ou à gauche… Mais que fait au juste une secrétaire externe?

En réalité, le terme télésecrétariat veut – à lui seul – tout dire et rien dire.
 Littéralement, télésecrétariat signifie secrétariat externe, secrétariat à domicile ou freelance. Faire du télésecrétariat, c’est donc exécuter des tâches de secrétariat à distance de la personne qui vous les a données à faire.
 En effet, les tâches sont diverses et variées telles que la retranscription audio de courriers, de comptes-rendus pour des médecins, des avocats ou tout autre profession. Une secrétaire externe sait mettre en page des documents, en créer de nouveaux ou réaliser une prestation d’assistance commerciale (téléprospection, relances…) par exemple. Bien entendu, elle ne peut pas savoir tout faire mais elle est flexible, réactive et capable de comprendre en très peu de temps la tâche qui lui incombe.

De façon générale, cela peut se réaliser sous deux statuts : le télésecrétariat salarié, soit pour une entreprise de secrétariat à distance soit directement pour une entreprise, et le télésecrétariat indépendant.
En général, lorsque vous entendrez parler de télésecrétariat, il s’agira vraisemblablement de télésecrétariat indépendant. Ce qu’il vous faut c’est donc une attestation de gestion de base pour démarrer votre propre bureau de télésecrétariat.

Enfin, contrairement à ce qu’on pense, les télésecrétaires indépendantes ne sont pas là pour remplacer les secrétaires salariées mais au contraire pour les épauler. Beaucoup d’entreprises ne disposent que d’une seule secrétaire qui hésite à partir en vacances  à cause de la charge de travail.  En son absence le travail ne serait pas fait, ce qui risque de bloquer l’entreprise et de lui donner une charge de travail très importante à son retour. Le secrétariat indépendant est la solution pour éviter les impasses. En remplaçant la secrétaire en place pendant ses congés, la secrétaire indépendante lui permet de partir en toute sérénité et d’assurer le suivi administratif de l’entreprise.

Quelles sont les tâches à accomplir?

Une secrétaire externe indépendante répartit la plupart du temps de travail entre le vrai secrétariat ( donc la réception d’appels, la prise de rendez-vous, de messages, la gestion de l’emploi du temps d’une ou plusieurs personnes ou entreprises, la rédaction de comptes-rendus) et des tâches administratives (la rédaction de devis, de courriers, la facturation parfois,…). A cela s’ajoute la traduction de documents et les activités commerciales comme la téléprospection, les relances, la qualification de fichier…

Quelles sont les compétences d’une secrétaire externe?

Il est évident qu’une télésecrétaire doit avoir des connaissances informatiques pour savoir travailler sur un traitement de texte ou un tableur par exemple. Bien entendu, elle doit posséder aussi une orthographe irréprochable. Elle doit également savoir s’exprimer de façon intelligente et claire.

Une télésecrétaire a un outil de travail quotidien: le téléphone. Il faut téléphoner en souriant, votre interlocuteur l’entendra et dès le début le contact sera plus aisé. Le contact téléphonique sera la première impression du client. Il est indispensable qu’il soit de qualité pour que le client de notre client ait une bonne image de l’entreprise.

En somme, ce métier ne devrait pas être choisi par défaut, car il n’est pas facile, mais par choix. Une secrétaire externe doit être consciente de son rôle important au sein d’une entreprise et le remplir avec passion.

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