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Organisation De La Secrétaire

L’organisation d’une secrétaire

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On le sait TOUT passe par le secrétariat ! La charge de travail de ce maillon essentiel de l’entreprise peut donc vite décupler : entre l’accueil, les rendez-vous, la gestion de la correspondance et le classement des documents, les assistantes administratives se doivent de gérer leur planning d’une main de maître sous peine d’être submergé(e)s… Vous l’avez compris, s’il est un domaine où les secrétaires se doivent d’exceller c’est bien au niveau de l’organisation ! Voici donc quelques conseils du CFD pour une planification optimale.

Organiser son bureau

Non seulement un bureau mal organisé peut entraîner l’oubli d’actions à réaliser mais en plus une perte de temps considérable lorsqu’on vous demande le dossier d’un client que avez égaré … L’idéal est de se doter d’un bon kit de secrétariat : chemises et sous chemises pour les dossiers clients, bannettes de rangement pour le courrier, boîtes à archives pour stocker par date, classeurs… A vous de choisir l’ensemble des éléments qui vous sont indispensables et de les agencer de la meilleure façon possible. Le bureau est rangé chaque jour et tout ce qui est inutile va directement à la poubelle. Envie d’aller plus loin dans l’aménagement de votre  lieu de travail ? Découvrez les secrets pour un bureau plus zen avec le cours de Feng Shui !

Catégoriser ses actions

L’idée est de ranger ses tâches par catégorie : en attente, projets, réunions, à traiter, un jour/peut-être… De cette façon vous pourrez planifier vos actions à des dates précises, ne rien oublier et tout gérer dans les temps. De la même façon vous pouvez trier vos mails selon les couleurs de drapeaux : rouge pour ceux qui doivent être consulter en priorité, vert pour un mail qui nécessite un suivi… A vous d’adapter le code couleur qui vous convient.

Utiliser un agenda et une Check-list

Les « meilleurs amis » de la secrétaire ! Ils lui permettent d’organiser ses journées au quotidien mais aussi sur le long terme. Nos recommandations : Google agenda. Gratuit et efficace, vous pourrez inviter des personnes à des réunions, partager votre agenda avec vos collègues, accéder à votre agenda en déplacement, travaillez hors connexion… Pour la check liste, vous pouvez opter pour Evernote, c’est un logiciel qui remplacera vos « post it ». Son petit plus : on peut y ajouter des notes manuscrites, des liens, des images et même des notes audio. Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel appareil.

Vous disposez désormais des outils qui feront de vous une secrétaire in-dis-pen-sa-ble ! Que vous optiez pour le cours de secrétariat médical ou juridique ou ils seront une aide précieuse dans votre organisation.

 

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Nous prenons votre formation très à coeur!